Busvervoerportaal: van aanvraag tot gunning in één keten
Een inkooporganisatie voor scholen verwerkte busaanvragen met mail en losse lijsten. Nu loopt elke aanvraag van portaal tot bevestiging zonder dat er iets tussen wal en schip valt.
De uitdaging
Scholen vroegen busvervoer aan, vervoerders gaven prijzen af en de school moest kiezen. Elke stap had een eigen mail, en als één gegeven ontbrak, ging een offerte naar het verkeerde adres of bleef een vervoerder zonder bericht.
De aanpak
- De hele keten in kaart gebracht: portaal, CRM, vervoerders, school, bevestiging
- Per stap vastgelegd wie wat ontvangt en wanneer
- Stille fouten opgespoord: plekken waar de keten zonder melding stopte
- Elke reparatie eerst naast de bestaande versie gebouwd en getest
De oplossing
Het portaal levert een complete aanvraag aan Zoho CRM, inclusief de juiste contactpersoon. Vervoerders krijgen automatisch een prijsverzoek, de school ontvangt een overzicht en keurt met één klik goed. Ontbreekt er iets, dan stopt de keten met een duidelijke melding in plaats van een verkeerde mail.
Het resultaat
Vroeger
- Aanvragen per mail en in losse lijsten
- Prijzen van vervoerders handmatig verzameld
- Ontbrak een contactpersoon, dan ging de offerte naar een algemeen adres
- Fouten bleven onzichtbaar tot iemand belde
Nu
- De school vraagt aan via het portaal
- Vervoerders krijgen automatisch een prijsverzoek
- De school keurt goed met één klik
- Ontbreekt er iets, dan stopt de keten met een melding
Zelfde uitdaging?
In een kort gesprek kijken we wat dit voor jouw bedrijf betekent.
